Як зробити онлайн-мітинги більш продуктивними + лайфхаки правильного кадру

Уже другий місяць Україна знаходиться на карантині. Всі компанії, які змогли перенести роботу в онлайн, зустрічаються не в мітинг-румах, а спілкуються за допомогою відеодзвінків.

Багато з вас, швидше за все, вже знайшли особисту формулу продуктивного онлайн-мітингу. Але якщо ви до сих пір втрачаєте час, замість того, щоб обговорювати важливі завдання, а ваші конференції більше схожі на хаос, то ми ще раз вирішили нагадати вам про ознаки продуктивних дзвінків. Можливо, щось із з переліченого нижче ви просто не враховували раніше.

6 ознак продуктивних відеодзвінків

1. Платформа для онлайн-мітингів комфортна для всіх

Не так важливо буде це Zoom або Skype, а може бути Google Hangouts. Головне — обрати не найпопулярнішу платформу, а найбільш зручну для всіх. Якщо комусь із ваших співробітників кожен раз доводиться докладати надзусилля, щоб увійти в обліковий запис або розбиратися з незручним інтерфейсом, то такі дзвінки будуть приносити йому тільки роздратування.

У той же час, обирайте онлайн-платформи, враховуючи їх технічні особливості. Наприклад, в Zoom можна безкоштовно створювати конференції тривалістю до 40 хвилин. А безкоштовна конференція в Google Hangouts тепер доступна для 250 осіб.

2. У вас є модератор, який керує процесом

Саме ця людина організовує конференцію, стежить за регламентом зустрічі, надає всім можливість висловитися по черзі, вирішує технічні питання і можливі суперечки між членами команди.

Модератор повинен справлятися зі своєю роботою. Якщо онлайн-мітинг організовує керівник, якому потрібно час від часу відволікатися на інші процеси, краще призначити на цю задачу іншого відповідального.

3. Ви відключаєте мікрофон, коли не говорите

Стук по клавіатурі, нові повідомлення на смартфоні і шарудіння від перегортання документів — ці незначні шуми не помітні в звичайному житті. Але якщо у вас відеодзвінок, то всі присутні їх чітко чують. Відключати мікрофон, коли ви їм не користуєтесь, — правило етики онлайн-мітингів.

4. Ви завжди пам'ятайте про необхідність обирати правильний фон 

Добре, якщо вдома у кожного співробітника є спеціальне робоче місце і його фон під час відеодзвінка залишається статичним. Інша справа, якщо робоче місце співробітника знаходиться в центрі квартири і в об'єктив камери інколи потрапляють родичі, особисті речі або тварини співробітника. Для таких випадків слід застосовувати розмиття, як в Skype, або віртуальний фон, як в Zoom.

5. Ви реагуєте на співрозмовника як і під час звичайного спілкування

Людині по той бік екрану буває важко зрозуміти, чи слухаєте ви його або ж просто дивитесь на екран комп'ютера, а може ви вже давно «зависли» і він кілька хвилин говорив в порожнечу. Тому, важливо не просто дивитися в камеру, зберігаючи зоровий контакт, а й реагувати на слова співрозмовника кивками і жестами.

6. Ви готуєтеся до відеодзвінків

Ні, не просто маєте пристойний вигляд і не забуваєте одягти штани ? Робота з дому все одно залишається роботою. Ніхто не закликає вас сидіти на фоні вашого житла в діловому костюмі, але мати доглянутий зовнішній вигляд — must have.

Також, необхідно піклуватися про правильне освітлення, ракурси і положення в кадрі. Далі поговоримо про це більш детально на основі думки фахівця з етикету і моделювання поведінки Анни Чаплигіної.

Лайфхаки постановки кадрів

Анна за освітою і досвідом роботи режисер телебачення, вона професійно підходить до постановки кадрів. Ми публікуємо основні пункти її памятки-инструкції:

1. Простір

Намагайтеся обирати місце, де вас буде оточувати фон без дрібних деталей. Ідеально, якщо позаду вас буде стіна. Це не буде відволікати ваших колег на роздивляння предметів у вашій кімнаті.

2. Світло

Не спрямовуйте лампу на обличчя, воно буде здаватися плоским і широким, як млинець. Кращим джерелом освітлення вважається денне світло. Але навіть в цьому випадку, вам слід сидіти впівоберта, щоб ваша фігура була окреслена тінями.

3. «Золотий перетин»

Бажано, щоб ваші очі були на лінії, яка залишає знизу 2/3 кадру, а над очима 1/3. Залишайте над головою досить простору, інакше ваша голова буде впиратися в край кадру і співрозмовникам буде з вами некомфортно.

4. Посмішка

Не забувайте посміхатися і «тримати обличчя». Адже в офісі ми намагаємося це робити на загальних зібраннях, а вдома розслабляємося і виглядаємо так нібито нас весь час змушують бути присутніми тут.

5. Дивіться співрозмовнику в очі

Анна називає це «завданням із зірочкою». Дивіться просто в об'єктив камери, а не на себе на відео. Це створить ефект зорового контакту.

Відеодзвінки, які змінюють світ

Світ неодмінно зміниться. Уже зараз в нашому житті активно автоматизуються і діджиталізуються робочі процеси. Правила відеодзвінків роблять нашу роботу тільки продуктивніше, саме тому так важливо дотримуватися їх. Наскільки змінилися наші трудові будні, ми повноцінно усвідомимо, коли весь світ повернеться в офіси. Сподіваємося, це буде скоро.

• Робота з дому